Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY I SPRAW OBYWATELSKICH 

DANE ADRESOWE:

 

ul. Sienkiewicza 11

57-200 Ząbkowice Śląskie

tel.  74 816 28 09

       74 816 28 10

       74 816 28 13

e-mail: woo@zabkowice-powiat.pl

 

 

GODZINY URZĘDOWANIA:

 

 codziennie od godz. 7.30 do godz. 15.30

 

 

Kierownik Wydziału: Agnieszka Gnach- Sekretarz Powiatu pok. 205; tel. 74 816 28 25

 

PRACOWNICY:

- Grażyna Fleszar Podinspektor

- Monika Tant Podinspektor

- Elżbieta Kozak Inspektor

- Iwona Orzeszek Inspektor

- Dagmara Międzybrocka Podinspektor
 

 

 

 

ZADANIA WYDZIAŁU:

 

Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:

1. W zakresie spraw osobowych:
   1. prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu;
   2. przygotowywanie dokumentacji związanej z nawiązywaniem  i rozwiązywaniem stosunków pracy;
   3. prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem  pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego;
   4. prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;
   5. opracowywanie planów i prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych;
   6. wystawianie legitymacji służbowych oraz prowadzenie ich ewidencji;
   7. prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich pracowników;
   8. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników i realizacją polityki szkoleniowej;
   9. wydawanie pracownikom skierowań na badania lekarskie ( wstępne, okresowe, kontrolne);
   10. sprawdzanie aktualności zaświadczeń lekarskich stwierdzających zdolność do pracy na zajmowanym stanowisku;
   11. prowadzenie kontroli z zakresu dyscypliny pracy;
   12. prowadzenie sprawozdawczości dla Głównego Urzędu Statystycznego i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
   13. prowadzenie spraw związanych z praktykami i stażami odbywanymi w Starostwie;
   14. prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;
   15. prowadzenie ewidencji czasu pracy.
   16. realizacja zadań z zakresu oświadczeń majątkowych pracowników Starostwa oraz  powiatowych jednostek organizacyjnych.
2. W zakresie spraw organizacyjnych:
   1. opracowywanie projektów regulaminów:

• pracy,
• organizacyjnego,
• naboru na wolne stanowisko pracy,
• zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• wynagradzania pracowników Starostwa.

2. przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Starostę oraz  prowadzenie ich rejestru;
3. prowadzenie ewidencji  i dokumentacji porozumień zawieranych przez Starostę;
4. prowadzenie dokumentacji administracyjno-gospodarczej Starostwa w zakresie: realizacji umów z dostawcami energii, wody, gazu, mediów, Zakładem  Usług Komunalnych, pocztą, zawierania umów o świadczenie przeglądu sprzętu  gaśniczego, ubezpieczenia budynków i majątku Starostwa;
5. ewidencja kluczy zapasowych;
6. przygotowywanie umów z pracownikami na używanie prywatnych samochodów do celów służbowych, telefonów komórkowych i komputerów przenośnych;
7. prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i stempli Starostwa;
8. prowadzenie prenumeraty czasopism, dzienników i innych wydawnictw;
9. prowadzenie ewidencji zakupionych wydawnictw książkowych;
10. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodu służbowego;
11. prowadzenie spraw związanych z zaopatrywaniem Starostwa w materiały biurowe oraz prowadzenie ewidencji wydanych materiałów;
12. prowadzenie archiwum zakładowego:

1. współpraca z wydziałami Starostwa w zakresie prawidłowego tworzenia dokumentów (spraw ) i przygotowywania ich do przekazania do archiwum zakładowego,
2. przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie ich ewidencji,
3. udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
4. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji nie archiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie, po uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,
5. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
6. bieżąca współpraca z archiwum państwowym.

13. prowadzenie spraw z zakresu umieszczania informacji na tablicy ogłoszeń ( Zarządu Powiatu Rady Powiatu i Starostwa)

3. W zakresie kontroli:

1. kompletowanie, przechowywanie i udostępnianie za zgodą przełożonych dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzaniem kontroli zewnętrznych;
2. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych;
3. ewidencjonowanie protokołów i dokumentacji z kontroli oraz wystąpień organów kontroli zewnętrznej kierowanych do Zarządu lub Starosty;
4. przekazywanie wystąpień pokontrolnych, które Starosta kieruje do realizacji kierownikom właściwych wydziałów lub kierownikom jednostek organizacyjnych powiatu ustalając termin przygotowania projektu odpowiedzi oraz prowadzenia ich ewidencji;
5. przedkładanie do akceptacji Staroście projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne przygotowywane przez kierownika właściwego wydziału lub kierownika jednostek organizacyjnych.
6. nadzorowanie i koordynowanie realizacji zaleceń pokontrolnych.

4. W zakresie skarg i wniosków:

1. prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
2. występowanie do właściwych wydziałów o przedłożenie wyjaśnień oraz   dokumentacji niezbędnej do rozpatrzenia skargi lub wniosku  oraz czuwanie nad ich terminowym i rzeczowym załatwianiem;
3. opracowywanie sprawozdań ze sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków na żądanie Wojewody Dolnośląskiego;

z zachowaniem zasad określonych w rozdziale 8 regulaminu.

5. W zakresie spraw obywatelskich:

1. wydawanie w formie decyzji administracyjnej, zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z obcego państwa, celem ich pochowania;
2. wydawanie decyzji o przekazaniu niepochowanych zwłok szkołom wyższym do celów naukowych;
3. organizowanie na wniosek właściwego organu, przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych  w miejscach publicznych;
4. sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń, których siedziby znajdują się na terenie Powiatu Ząbkowickiego (z wyłączeniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego);
5. nadzór nad terenowymi jednostkami organizacyjnymi , stowarzyszeń, działającymi na terenie Powiatu;
6. wydawanie decyzji administracyjnej o wpisie do ewidencji uczniowskich klubów sportowych  i klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej oraz sprawowanie nad nimi nadzoru.
7. nadzór nad fundacjami prowadzącymi działalność na obszarze całego kraju i korzystających ze środków publicznych, w zakresie działalności prowadzonej na obszarze  właściwości miejscowej Starosty;
8. organizowanie i przeprowadzanie  kwalifikacji wojskowej na terenie Powiatu:

1. uczestnictwo w pracach oraz prowadzenie dokumentacji  Powiatowej Komisji Lekarskiej,
2. współdziałanie z Wojewodą i Wojewódzką Komisją Lekarską, WKU,

9. zarządzanie na wniosek wojskowego komendanta uzupełnień przymusowego doprowadzenia przez Policję do wskazanej jednostki wojskowej, w przypadku niestawienia się powołanego do  służby wojskowej bez uzasadnionej przyczyny;
10. prowadzenie biura rzeczy znalezionych:

1. odbieranie zawiadomień o znalezieniu rzeczy lub zawiadomień o znalezieniu i przyjęciu rzeczy
2. ewidencja rzeczy znalezionych,
3. prowadzenie magazynu rzeczy znalezionych, poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy i wzywanie ich do odbioru,
4. udzielenie wyjaśnień osobom zgłaszającym istnienie ich praw
5. wydanie rzeczy osobie uprawnionej lub znalazcy.

11)  prowadzenie ewidencji stowarzyszeń zwykłych

6. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. przeprowadzanie kontroli bhp w zakładzie pod względem  przestrzegania zasad i przepisów bhp;
2. bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych przypadkach nie przestrzegania obowiązujących przepisów i zasad bhp ;
3. wydawanie poleceń usunięcia uchybień w zakresie bhp oraz kontrola wykonania tych poleceń;
4. prowadzenie szkoleń wstępnych ogólnych z zakresu bhp;
5. sporządzanie dokumentacji powypadkowej oraz jej przechowywanie;
6. doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bhp;
7. zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy.